O departamento de contas a pagar da Ford
Pressionada pela forte concorrência japonesa, a gigantesca Ford Motor Company tinha um sério problema: muitas gorduras para cortar. No seu departamento de contas a pagar (DW), cerca de quinhentos funcionários se engalfinhavam com um mar de papelório para resolver pendências e pagar os fornecedores. Um total de 14 itens de uma variedade de fontes - registros de recebimento, ordens de compras, faturas. etc. - tinha de ser conferido e casado. Um simples atraso de qualquer documento significava horas e horas para achar a informação correta, atrasos nos pagamentos e fornecedores raivosos. O processo era convencional. O departamento de compras (DC) enviava um pedido de compra (PC) ao fornecedor, com cópia para o DCP. Quando o material enviado pelo fornecedor chegava à recepção da Ford, um funcionário preenchia o formulário descrevendo o material recebido e o enviava ao DCP. Enquanto isso, o fornecedor enviava ao DCP a fatura correspondente. A partir daí, o DCP tinha de conciliar três documentos: o PC, o formulário de recebimento e a fatura do fornecedor. Em 80% dos casos, a conciliação era possível e o DCP emitia o pagamento ao fornecedor. Mas 20% dos casos proporcionavam verdadeira confusão que tomava o tempo de todo mundo. A Ford resolveu implantar um sofisticado e caro sistema computadorizado para agilizar o processo e obteve uma redução de 20% no pessoal.