A dúvida sobre a origem do termo arquivo fica entre ser grega (archeion) ou latina (archivum). De qualquer forma, ambas remetem ao local de guarda e depósito de documentos e afins. Sabemos também que a palavra arquivo tem várias definições, mas de acordo com a Lei federal de Arquivos n.º 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Arquivo é:



A
Conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.
B
Conjunto de documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro.
C
Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.
D
Conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
E
Conjunto de papéis e documentos que promanam das atividades legais ou dos negócios de uma pessoa natural ou jurídica e se destinam à conservação permanente em determinado lugar, na qualidade de fontes e testemunho do passado.